เทคนิคลดต้นทุน บริหารกำไรรับมือวิกฤตโควิด-19
ในภาวะเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอนเงินทุกบาทมีค่า ค่าใช้จ่ายที่ลดลงหรือเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อยก็สามารถส่งผลกระทบต่อความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจได้ โดยเฉพาะยิ่งในช่วงวิกฤติการณ์โควิด-19 ที่ทุกคนต้องรัดเข็มขัด ทำให้การควบคุมค่าใช้จ่ายมีความสำคัญพอๆ กับการเพิ่มรายได้ของธุรกิจ หากทำให้ค่าใช้จ่ายน้อยลงได้ก็จะที่ดีที่สุด แต่การลดต้นทุนนั้นต้องอยู่ภายใต้การวางแผนและพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่าจะส่งผลดีหรือผลเสียมากกว่ากัน และคุ้มค่าหรือไม่
10 วิธีลดต้นทุนธุรกิจ
1. คำนวณต้นทุนทั้งหมดให้ละเอียด ก่อนที่จะวางแผนลดต้นทุน เราจะต้องทำการประเมินค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างละเอียดก่อน เมื่อทำการรวบรวมและทำการวิเคราะห์โดยละเอียดแล้ว เราจะรู้ว่าค่าใช้จ่ายอะไรที่จำเป็นมากที่สุด จนไปถึงส่วนที่จ่ายแล้วไม่ได้อะไรเลย หรือสิ่งที่ไม่เพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ การวิเคราะห์นี้จะช่วยให้มองเห็นค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งส่งผลกระทบต่อกำไร-ขาดทุนของธุรกิจอย่างแน่นอน ดังนั้นการรู้ทุกค่าใช้จ่ายจึงเป็นสิ่งสำคัญในการหาแนวทางลดต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ใช้เทคโนโลยี มีหลายวิธีที่ทำให้เราสามารถลดต้นทุนธุรกิจด้วยเทคโนโลยีได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์, การชำระเงินออนไลน์, การทำงานที่บ้านผ่านโปรแกรมต่างๆ และการใช้แอปพลิเคชันเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน ประโยชน์อันดับแรก คือ เป็นการลดการใช้ทรัพยากรในออฟฟิศลง ช่วยให้ประหยัดเงิน ประหยัดเวลา และทำงานได้อย่างรวดเร็ว
เช่น การให้พนักงานทำงานที่บ้าน แล้วประชุมออนไลน์ และตรวจเช็คงานผ่านโปรแกรมหรืออีเมล์ สัปดาห์ละ 1-2 ครั้ง แล้วแต่ความเหมาะสมของธุรกิจ จะช่วยประหยัดเวลาทั้งเจ้าของธุรกิจและตัวพนักงานเอง อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายทรัพยากรในบริษัทบางส่วนลงได้ด้วย
3. ลดสินค้าคงคลัง ธุรกิจจำนวนมากใช้เงินไปกับการซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังโดยไม่จำเป็น เพียงเพราะแค่ถ้าซื้อจำนวนมากจะได้ข้อเสนอที่ดีกว่า แล้วก็มีของจำนวนมากมากองในคลังจนขายไม่หมด ใช้ไม่หมด หรือเป็นของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ กลายเป็นการจมทุน หากคิดไม่ออกว่าเงินหายไปไหนหมด ลองนึกดูดีๆ ว่าเราซื้อของเกินจำเป็นหรือไม่
ดังนั้นเจ้าของธุรกิจจึงต้องพิจารณาให้ดีว่าการซื้อสินค้ามามากกว่าเดิมนั้น มีความจำเป็นหรือไม่ การตลาดตอนนี้เป็นอย่างไร ควรซื้อเพิ่มหรือลด เพราะการซื้อเผื่ออาจทำให้เราต้องเสียเงินทุนไปโดยเปล่าประโยชน์
4. จ้างฟรีแลนซ์ งานบางอย่างก็ต้องใช้พนักงานประจำ แต่งานบางอย่างก็สามารถลดต้นทุนธุรกิจด้วยการจ้างฟรีแลนซ์ได้ ซึ่งในปัจจุบันมีฟรีแลนซ์หลากหลายสาขาอาชีพให้เราเลือกมาช่วยงาน ตั้งแต่งานจัดการเอกสารต่างๆ ไปจนถึงงานออกแบบ และงานสเกลใหญ่อื่นๆ เพราะฉะนั้นลองพิจารณาดูให้ถี่ถ้วนว่างานใดจำเป็นต้องใช้พนักงานประจำ และงานใดไม่จำเป็นต้องใช้ จะได้ไม่ต้องจ้างพนักงานประจำเพิ่ม ในเวลาวิกฤติแต่ก็ต้องทำงานต่อไป
เช่น งานที่ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ การจ้างฟรีแลนซ์ก็เป็นอีกทางหนึ่งทางเลือกที่ช่วยให้บริษัทลดค่าใช้จ่ายในทุกเดือน นอกจากนั้นการจ้างฟรีแลนซ์ยังช่วยให้เรามีแนวคิดใหม่ๆ ได้เห็นไอเดียจากคนภายนอกในแบบที่คนในบริษัทเองอาจคิดไม่ถึง
5. ลดการใช้กระดาษ เคยลองคำนวณดูอย่างจริงจังไหมว่าในแต่ละวันเราใช้กระดาษในการทำงานไปมากเท่าไหร่ เพราะค่ากระดาษและหมึกพิมพ์ สามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้จำนวนมาก เนื่องจากการพิมพ์กระดาษ 1 แผ่น แน่นอนว่าต้องใช้กระดาษ ใช้เครื่องพิมพ์(ค่าไฟฟ้า) ใช้หมึก ใช้ที่เก็บ เช่น แฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร
ซึ่งแน่นอนว่าใน 1 วัน กระดาษไม่ได้ถูกพิมพ์ออกมาแค่แผ่นเดียว เมื่อรวมกันเป็นเดือนและเป็นปี ก็ยิ่งต้องใช้ทรัพยากรในการพิมพ์เอกสารมากขึ้น รวมถึงต้องมีค่าบำรุงรักษาสิ่งเหล่านี้อีก หากคำนวณดูดีๆ จะพบว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่น้อยเลยทีเดียว ดังนั้นหากเป็นไปได้ การลดใช้กระดาษจะทำให้ต้นทุนลดลงไปมาก เช่น การใช้เอกสารดิจิทัล การจัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์ เป็นต้น
จะทำอย่างไรให้สามารถดึงดูดลูกค้าใหม่ได้ท่ามกลางภาวะเศรษฐกิจตกต่ำทั่วโลก
รายงานการวิเคราะห์ของ Neil Patel (ผู้เชี่ยวชาญด้านการวิเคราะห์และมีชื่อเสียงด้านการตลาดแบบดิจิตอลมาร์เก็ตติ้ง) พบว่า ร้อยละ 40 ของผู้ใช้เว็บฯ กดออกจากเว็บไซต์ที่ใช้เวลาโหลดนานกว่า 3 วินาที
6. หันมาใช้เครื่องมือออนไลน์ฟรี บางบริษัทจำเป็นต้องลงทุนในการซื้อซอฟแวร์ลิขสิทธิ์เนื่องจากจำเป็นต่อการใช้งาน แต่ในปัจจุบันมีเครื่องมือออนไลน์และซอฟแวร์ฟรีให้เลือกใช้แทนซอฟต์แวร์แบบจ่ายเงินได้แล้ว หากช่วงนี้ใครกำลังต้องการลดต้นทุนธุรกิจ ลองพิจารณาดูว่ามีซอฟต์แวร์ฟรีใดบ้างที่สามารถนำมาใช้ทดแทนซอฟแวร์แบบจ่ายเงินได้ หากมีก็อย่ารอช้า พักการจ่ายไปก่อนแล้วหันมาใช้ของฟรีแทน
เช่น โปรแกรมจัดการเอกสารฟรี ที่มีให้เลือกใช้งานหลากหลาย
7. ประหยัดไฟฟ้า ค่าไฟเป็นต้นทุนทางธุรกิจที่สูงมากและจำเป็นต้องจ่ายทุกเดือน การลดค่าไฟฟ้าจึงเป็นการลดต้นทุนธุรกิจอีกอย่างหนึ่งซึ่งทำได้ง่ายๆ แต่ต้องจริงจัง เริ่มจากต้องมีนโยบายการใช้ไฟฟ้าในสำนักงานและเข้มงวดกับนโยบายเหล่านี้ให้มากที่สุด เช่น ถอดปลั๊กอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ใช้แล้ว ปิดไฟในบริเวณที่ไม่ได้ใช้งาน ใช้ห้องที่มีแสงส่องถึงถ้าเป็นไปได้
เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดพลังงานไฟฟ้าแล้ว แสงจากธรรมชาติยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและให้ความรู้สึกผ่อนคลายในการทำงานมากขึ้นอีกด้วย อีกทั้งการถอดปลั๊กอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทุกครั้งที่ไม่ได้ใช้งานจะช่วยยืดอายุและโอกาสเสื่อมของอุปกรณ์เหล่านั้นได้ ซึ่งเป็นการลดค่าซ่อมแซมไปในตัว หรืออาจเลือกใช้เครื่องใช้ไฟฟ้าประหยัดพลังงานเพื่อเป็นการประหยัดเงินได้ในระยะยาว
8. เลือกการตลาดออนไลน์ การตลาดสำคัญมากต่อธุรกิจ แต่ในช่วงที่เศรษฐกิจกำลังแย่ อาจทำให้เจ้าของต้องคิดหนักในการใช้เงินไปกับส่วนนี้ เนื่องจากไม่รู้ว่าจะได้ผลคุ้มค่าหรือไม่ เพราะกำลังซื้อของคนลดลง แต่ถ้าไม่ทำเลยธุรกิจก็อาจหายเข้าไปในกลีบเมฆท่ามกลางคู่แข่งจำนวนมาก โชคดีที่ตอนนี้โลกเราอยู่ในยุคออนไลน์ และเป็นช่วงที่โซเชียลกำลังเฟื่องฟู เราจึงมีทางออกในการทำการตลาดเพื่อโปรโมทธุรกิจโดยใช้ต้นทุนไม่สูง จะเป็นอะไรไปไม่ได้นอกจาก การตลาดออนไลน์ ที่จะช่วยให้ผลลัพธ์ที่เร็วขึ้นแต่ใช้เงินน้อยลง
สามารถเริ่มต้นเล็กๆ ด้วยการสร้างแอคเคาท์ (Account) ของแบรนด์ในโซเชียลมีเดียเพื่อนำเสนอคอนเทนต์ที่น่าสนใจ เสนอโปรโมชั่น แจ้งข่าวสาร และอื่นๆเกี่ยวกับสินค้าและบริการของตนเอง ส่วนโซลูชั่น (Solution) การตลาดต้นทุนต่ำที่มีประสิทธิภาพสูงอีกช่องทางหนึ่งคืออีเมล์ (E-mail) เราสามารถส่งข่าวสารส่วนลด และข้อมูลอื่นๆ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบได้จำนวนมากภายในเวลาอันรวดเร็ว
9. เลิกหรือลดใช้โทรศัพท์บ้าน ในปัจจุบันโทรศัพท์บ้านอาจเป็นต้นทุนทางธุรกิจที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก ลองคิดดูว่าเรามีความจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์บ้านมากแค่ไหน ปฏิเสธไม่ได้ว่าบางธุรกิจยังจำเป็นต้องใช้ แต่บางธุรกิจอาจไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว แต่ก็ยังไม่ได้ปรับเปลี่ยนเสียที
เพราะฉะนั้นหากต้องการลดต้นทุนธุรกิจแล้วตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก การเปลี่ยนจากการใช้โทรศัพท์บ้านมาเป็นโทรศัพท์เคลื่อนที่ก็เป็นทางเลือกหนึ่งที่ควรพิจารณา หากจำเป็นต้องมีก็อาจลดจำนวนลงจากเดิมเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย หรือถ้าหากสามารถใช้ช่องทางออนไลน์ในการสื่อสารกันได้ก็จะยิ่งช่วยให้ลดต้นทุนค่าโทรศัพท์ไปได้อีก เพราะเดี๋ยวนี้แค่เราสมัครใช้งานอินเตอร์เน็ตเพียงอย่างเดียวก็สามารถทั้งโทรแบบเสียง โทรแบบวิดีโอ แชท ส่งอีเมล์ และอื่นๆ อีกมากมาย
10. ลดต้นทุนด้านพื้นที่ การปรับเปลี่ยนพื้นที่เป็นเรื่องค่อนข้างใหญ่ แต่ถ้าหากไม่สามารถแบกรับต้นทุนที่สูงมากในภาวะวิกฤตแบบนี้ได้จริงๆ การพิจารณาลดต้นทุนค่าเช่าพื้นที่ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็น ย้ายไปยังพื้นที่เล็กลงเพื่อลดค่าเช่า แล้วแก้ปัญหาความแออัดด้านพื้นที่โดยการสลับวันทำงานหรือหากใครไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศก็ให้ทำงานที่บ้านได้
หรือจะเป็นการเช่าบ้านแทนการเช่าพื้นที่อาคารสำนักงานที่ราคาสูง ถึงแม้ทำเลอาจไม่ได้สะดวกเท่าเดิม แต่ก็สามารถทำให้เราประคองธุรกิจไปได้ตลอดรอดฝั่ง ซึ่งหากทุกอย่างเข้าที่เข้าทางแล้วก็สามารถปรับเปลี่ยนกลับมาเหมือนเดิมได้, อาจใช้บ้านตัวเองเป็นออฟฟิศก็ได้ถ้าหากมีพื้นที่พอ, หรือเลือกทำงานใน Coworking Space ซึ่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานอย่างครบครันแต่ค่าใช้จ่ายน้อยลงแทน
การฟื้นตัวของธุรกิจในวิกฤตโควิดไม่ได้ง่ายดาย เพราะถึงแม้การแพร่ระบาดของเชื้อโรคจากซาลงไปเยอะมากแล้ว แต่เนื่องจากเศรษฐกิจตกต่ำมาตั้งแต่ช่วงวิกฤตหนัก คนตกงาน ไม่มีรายได้ ธุรกิจหยุดชะงัก คนไม่มีกำลังจ่าย การทำกำไรจึงค่อนข้างเป็นไปได้ยาก ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการทำกำไรในตอนนี้ คือ การลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นลงให้มากที่สุด นั่นเอง แต่ก็ต้องพิจารณาผลดี-ผลเสียด้วย สิ่งสำคัญคือคุณภาพสินค้าและบริการต้องไม่ลดลง
