ราคา เครื่องถ่ายเอกสาร

ในชีวิตประจำวันของคนเราทุกวันนี้ต้องมีการติดต่อประสานงานกับส่วนราชการหรือเอกชนอยู่ตลอดเวลา ซึ่งบางครั้งต้องใช้เอกสารในการประกอบการใช้งานด้วยกันทั้งสิ้น แม้แต่ในสถานที่ราชการเองหรือตามบริษัทต่างๆ ก็จำเป็นต้องที่จะต้องมีการทำสำเนาเอกสารไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีเครื่องถ่ายเอกสารไว้เพื่อความสะดวกสบายไม่ต้องวิ่งออกไปถ่ายตามศูนย์ถ่ายเอกสารข้างนอกเพราะจะทำให้เสียเวลาในการทำงานเป็นอย่างมาก

เครื่องถ่ายเอกสาร ในปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบและหลายยี่ห้อให้เลือกใช้ ซึ่งยี่ห้อที่เราคุ้นหน้าคุ้นตากันดีคือ Canon, Fuji Xerox, Ricoh, Konica Minolta, Kyocera, Fujitsu, Samsung, Toshiba, Sharp ที่เราจะเห็นกันบ่อยๆ นอกจากนี้ยังมีอีกหลายยี่ห้อที่ไม่ได้กล่าวถึง ซึ่งเครื่องถ่ายเอกสารมีหลายรุ่นหลายขนาดด้วยกันทั้ง เครื่องขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ หรือแม้แต่เครื่องที่เป็นระบบมัลติฟังก์ชั่น คือสามารถใช้งานได้หลายอย่างในเครื่องเดียวกัน เช่น ถ่ายเอกสาร แสกนรูปภาพ หรือปริ้นงานได้ในเครื่องเดียว ซึ่งในแต่ละรุ่นแต่ละขนาดจะมีการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป ดังนี้

- เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก ส่วนใหญ่จะเป็นเครื่องในระบบมัลติฟังก์ชั่น ซึ่งเครื่องในรุ่นนี้เป็นเครื่องที่รวมระบบการทำงานในรูปแบบต่างๆ ไว้ในเครื่องเดียวกันคือ ถ่ายเอกสารสีและขาวดำ ปริ้นงานจากการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ แสกนรูปภาพ หรือแม้กระทั่งสามารถส่งแฟ็กซ์ได้ในเครื่องบางรุ่น เหมาะกับการใช้งานในสำนักงานขนาดย่อม ซึ่งการใช้งานเครื่องระบบมัลติฟังก์ชั่นนี้มีความสะดวกสบาย และประหยัดงบประมาณเนื่องจากไม่ต้องซื้ออุปกรณ์หลายชิ้น แต่มีข้อเสียคือหากเครื่องมีปัญหาหรือเกิดการเสียหายขึ้นจะทำให้ไม่สามารถใช้งานทั้งหมดได้

- เครื่องถ่ายเอกสารขนาดกลาง เครื่องถ่ายรุ่นนี้ส่วนใหญ่จะใช้ในร้านถ่ายเอกสาร หน่วยราชการ และตามบริษัทต่างๆ เครื่องในรุ่นนี้จะมีการควบคุมการทำงานด้วยฮาร์ดิส ซึ่งจะมีทั้งถ่ายเอกสารสี และขาวดำ และบางรุ่นสามารถต่อกับคอมพิวเตอร์แล้วปริ้นงานได้ เครื่องในรุ่นนี้จะมีความเร็วในการถ่ายเอกสารประมาณ 30 แผ่นต่อนาที ทำให้ประหยัดเวลาในการถ่าย มีถาดใส่กระดาษ 3-4 ถาดด้านหน้า และด้านข้างสามารถใส่กระดาษได้ประมาณ 30-50 แผ่น สามารถถ่ายเอกสารที่มีขนาดใหญ่ได้ ถ่ายเอกสารได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลังในครั้งเดียว มีระบบย่อและขยาย และสามารถรองรับงานถ่ายได้จำนวนมาก

- เครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ เครื่องถ่ายรุ่นนี้จะเป็นที่นิยมใช้ในศูนย์ถ่ายเอกสารหรือร้านถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ แม้กระทั่งในหน่วยงานราชการหรือบริษัทขนาดใหญ่ที่จำเป็นต้องถ่ายเอกสารเป็นจำนวนมากในแต่ละวันก็จะใช้งานเครื่องในรุ่นนี้ ในเครื่องรุ่นนี้จะควบคุมการทำงานด้วยฮาร์ดิส สามารถถ่ายเอกสารได้ทั้งสีและขาวดำ และสามารถปริ้นงานได้เหมือนเครื่องขนาดกลาง แต่ในเครื่องถ่ายขนาดใหญ่จะสามารถถ่ายเอกสารออกมาได้เร็วกว่าเครื่องขนาดกลาง โดยสามารถถ่ายได้ประมาณ 70-80  แผ่นต่อนาที ซึ่งมีความไวในการถ่ายมากจึงเหมาะกับการใช้งานแบบต่อเนื่องและมีจำนวนมากในแต่ละวัน ส่วนในเรื่องความสามารถอื่นๆ จะมีเหมือนกับในเครื่องขนาดกลาง

ในการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารควรเลือกให้เหมาะกับการใช้งานเป็นหลัก  ซึ่งการใช้งานของแต่ละคนไม่เหมือนกัน บางคนเน้นถ่ายเอกสารอย่างเดียว บางคนเน้นปริ้นงานสแกนรูปภาพ แต่ข้อที่ทุกคนควรคำนึงถึงในการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมีหลักๆ ดังนี้

- การบริการหลังการขายดีหรือไม่ สามารถเรียกใช้บริการช่างเมื่อเครื่องเกิดปัญหาหรือชำรุดเสียหายได้ตลอดเวลาหรือไม่ ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร

 - อะไหล่และวัสดุสิ้นเปลืองบางอย่างของเครื่องถ่ายเอกสาร สามารถหาซื้อได้ง่ายหรือไม่ เนื่องจากในเครื่องถ่ายเอกสารอะไหล่บางอย่างเมื่อหมดอายุการใช้งานจะต้องเปลี่ยนใหม่ เช่น หมึกที่ใช้ในการถ่ายเอกสาร สามารถหาซื้อได้ง่ายหรือไม่ ซึ่งในบางรุ่นบางยี่ห้อสามารถใช้หมึกเทียบเท่าแทนหมึกแท้จากบริษัทได้ แต่ในบางรุ่นไม่สามารถใช้งานหมึกเทียบเท่าได้ สามารถใช้ได้แต่หมึกแท้ของบริษัทเท่านั้น หรือ ลูกดรัม ซึ่งจะต้องเปลี่ยนเมื่อถ่ายเอกสารไปครบตามจำนวนแผ่นที่ลูกดรัมแต่ละรุ่นสามารถใช้งานได้ ซึ่งในกรณีนี่จะต้องดูว่าสามารถหาซื้อได้ง่ายหรือไม่ หรือมีช่างมาเปลี่ยนให้ได้หรือไม่

- คุณภาพและความคงทนสามารถใช้ได้ในระยะยาว ซึ่งแต่ละรุ่นแต่ละยี่ห้อจะมีคุณภาพไม่เหมือนกัน ดังนั้นผู้ซื้อจะต้องศึกษาข้อมูลของยี่ห้อและรุ่นนั้นๆ ให้ดีก่อนจะตัดสินใจซื้อ

- งบประมาณในการซื้อ ซึ่งในการเลือกซื้อต้องคำนึงถึงราคาของเครื่องถ่ายเอกสารว่าเหมาะสมกับคุณภาพของเครื่องหรือไม่ ยิ่งยี่ห้อที่มีคุณภาพดีราคาก็จะยิ่งสูงขึ้น ดังนั้นควรจะเลือกซื้อตามงบประมาณ และการใช้งานเป็นหลัก

ในปัจจุบันแม้ว่าการจัดการงานด้านเอกสารจะมีความง่ายมากยิ่งขึ้นด้วยการจัดเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออาจจะจัดเก็บเอาไว้ในหน่วยความจำสำรองที่มีจำหน่ายอยู่ทั่วไปตามร้านจำหน่ายอุปกรณ์ไอที แต่ถึงอย่างไรก็ตามอุปกรณ์เหล่านี้ก็มีโอกาสเสียหายขึ้นได้หากเกิดความเสียหายขึ้นมาอาจจะทำให้ข้อมูลที่ได้จัดเก็บเอาไว้หายไปจนหมดได้ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบแฟ้มหรือรูปเล่มจึงยังคงมีความสำคัญอยู่เสมอหากสามารถจัดเก็บได้เป็นอย่างดีและใช้กระดาษที่เหมาะสมก็สามารถเก็บเอาไว้เพื่อใช้งานได้ยาวนานตามที่ต้องการได้ เครื่องถ่ายเอกสารจึงเป็นตัวช่วยที่ดีในการจัดการเรื่องเอกสารตั้งแต่สมัยก่อนมาจนถึงสมัยนี้

ยิ่งในสมัยนี้เครื่องถ่ายเอกสารถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้นทั้งสามารถถ่ายเอกสารทั้งแบบสีและขาวดำได้ในตัวเดียวกัน มีขนาดที่เล็กลงไม่กินพื้นที่แต่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ตามอาคารสำนักงานหรือหน่วยงานต่างๆ จึงมีเครื่องเหล่านี้เอาไว้ใช้งานในด้านเอกสารเอง ไม่จำเป็นต้องไปเสียเงินจ้างตามร้านเพื่อจัดการในเรื่องของเอกสารให้เหมือนในสมัยก่อน เครื่องบางรุ่นมีความสามารถมากกว่าเครื่องที่ใช้สำหรับการถ่ายเอกสารทั่วไป ด้วยคุณสมบัติในการพิมพ์เอกสารทั้งสีและขาว-ดำ สแกนเอกสาร ส่งแฟกซ์ และถ่ายเอกสารในตัว แต่หากเป็นเครื่องที่สำหรับการถ่ายเอกสารโดยเฉพาะจะเน้นเป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพในการพิมพ์สูงและสามารถพิมพ์เอกสารได้ทั้งสองหน้าในเวลาเดียวกันอีกทั้งในบางรุ่นยังมีจอคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กติดมาด้วยสามารถทำงานได้เหมือนการสั่งงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เลย

แต่ในบางรุ่นก็จะมีเป็นทีวีจอแบนขนาดเล็กติดอยู่ที่ตัวเครื่อง เพื่อช่วยให้การสั่งงานและใช้งานง่ายมากยิ่งขึ้น เครื่องในสมัยใหม่นี้จะเป็นจอแบบทัชสกรีนได้เลยสามารถกดสั่งงานที่หน้าจอได้เลยไม่ต้องเลือกจากปุ่มอื่นๆ ทั้งสิ้น เมนูส่วนใหญ่สามารถตั้งค่าเป็นภาษาไทยได้ช่วยให้สามารถเข้าถึงการใช้งานได้เข้าใจมากยิ่งขึ้นกว่าเครื่องในรุ่นเก่าๆ ที่ผ่านมา ใช้จอในระบบเดียวกันกับทีวีจอแบนเพิ่มความทันสมัยให้แก่เครื่องถ่ายมากยิ่งขึ้นอย่างมากที่สุด

เครื่องถ่ายเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงจะต้องสามารถใช้งานกับกระดาษได้หลากหลายแบบเพราะเอกสารแต่ละแบบจะมีขนาดกระดาษที่มีความแตกต่างกันออกไป มีความเร็วในการถ่ายเอกสารตั้งแต่ 20-50 แผ่นต่อนาที ให้ความละเอียดต่อการพิมพ์ได้สูง สามารถตั้งค่าการถ่ายเอกสารต่อเนื่องได้สูง ใช้เวลาในการวอร์มเครื่องไม่นานเพื่อไม่ต้องเสียเวลาในการรอเครื่องให้พร้อมทำงาน สามารถจัดเรียงสำเนาได้อย่างอัตโนมัติ มีช่องใส่กระดาษที่มากพอต่อการใช้งานหากเป็นเครื่องขนาดใหญ่ แต่หากเป็นเครื่องขนาดเล็กจะใช้การป้อนกระดาษเข้าจากด้านหน้าเพื่อใช้งานได้สะดวกมายิ่งขึ้น แต่จะเหมาะสมสำหรับใช้งานในออฟฟิศหรือสำนักงานขนาดเล็กเท่านั้น